Affiliations papier et incrémentation d’un fichier assurés existant

Avec près de 500 salariés répartis sur de nombreux sites à travers la France (siège, centrale d’achat, unité de production…), cette entreprise mondiale souhaitait une solution simple pour affilier l’ensemble de ses salariés.

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Problématique et méthodologie

Les besoins concernant la mise en place de nouveaux contrats de complémentaire santé de cette entreprise étaient doubles :

  • Pour des raisons internes, les nouvelles affiliations devaient être effectuées par courrier.
  • Pour les assurés existants afin de gérer leur transfert de manière transparente, il fallait récupérer les données de la plateforme de gestion préexistante différente.

Dans un souci de simplification de gestion, nous avons donc proposé une solution à la fois logistique pour l’envoi des différents documents d’affiliation aux salariés mais également informatique pour l’intégration du fichier des assurés existants.

Solutions

  • Mise en place d’une communication sur-mesure avec création d’un kit complet pour les nouveaux assurés (bulletin d’affiliation, résumé des garanties et guide pratique informatif)
  • Prise en charge de la logistique avec envoi par courrier des kits assurés (avec entête de l’entreprise), gestion des retours et suivi des nouveaux affiliés
  • Récupération, traitement et intégration des données des salariés présentes sur l’ancienne plateforme de gestion

Résultats

Notre capacité à intégrer les données existantes ainsi que notre prise en charge globale des affiliations a évité au service RH de l’entreprise une charge de travail non négligeable (consommatrice de temps). Du côté des assurés, la transition vers un nouveau contrat de complémentaire santé a pu se faire en toute transparence et simplicité grâce l’envoi de kits information sur-mesure.

 

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